Você já deve ter ouvido falar sobre o sistema Kanban ou até quadro Kanban, certo?

Provavelmente esse nome surgiu quando você ou seus líderes procuravam uma maneira de melhorar o desempenho das equipes e fazer uma gestão completa e mais efetiva dos projetos da empresa. 

Até porque, sabemos que gerenciar qualquer iniciativa não é uma tarefa nada fácil, ainda mais quando as organizações começam a crescer muito rápido e os colaboradores não conseguem acompanhar ou acabam se perdendo em tantas tarefas. 

O Kanban tem se tornado cada vez mais uma abordagem muito popular nas organizações, pois ele não se limita apenas a um quadro na parede de reuniões ou uma ferramenta online cheia de tarefas perdidas.

Mas se ele não é nada disso, você pode estar se perguntando o que esse sistema tem de tão diferente para se tornar tão popular?

Então, o Kanban é um sistema muito simples e prático de se aplicar e que começa apresentar resultados de uma maneira mais rápida e bem visual.

No texto de hoje, vamos te ensinar tudo o que você precisa saber sobre a aplicação do sistema Kanban no seu time e na empresa em que você trabalha. 

 

O que é e como surgiu o Kanban

O Kanban é um sistema de trabalho que utiliza cartões (chamados de Kanbans) para gerenciar o que será ou está sendo executado.

Seu objetivo é realizar a gestão do trabalho de forma visual e promover o fluxo eficiente das demandas.

Geralmente o que se busca com Kanban é:

• Aumentar eficiência e produtividade;
• Promover foco na execução;
• Melhorar a comunicação e transparência sobre o fluxo de trabalho;
• Otimizar sistema de produção.

 

O Kanban “original” foi desenvolvido na Toyota, berço do modelo de produção JIT (Just In Time).

Foi uma ferramenta crucial para a implantação dos princípios básicos dessa filosofia possibilitando o que conhecemos como sistema puxado e o fluxo de peça única (one-piece-flow).

Longe do contexto das fábricas, sabemos que o Kanban está sendo muito bem aplicado ao trabalho do conhecimento.

Elementos visuais como o quadro Kanban e post-its se espalham pelas paredes e janelas dos escritórios; e também na forma eletrônica por meio dos quadros virtuais como Trello, Jira, Azure DevOps, Asana, entre outros.

Você pode ler mais sobre a história do Kanban aqui. 

 

O que podemos visualizar ao utilizar o Kanban

Fluxo de valor: se torna evidente, pois você consegue acompanhar todas as etapas de um item e saber o que está acontecendo e o que pode ser feito para solucionar alguns obstáculos;

Demandas: você passa a enxergar todas as demandas que o seu time possui e gerenciar essas tarefas de acordo com prioridades;

Métricas: Hoje, é impossível gerenciar qualquer coisa e não falar sobre métricas, com o sistema visual Kanban, as métricas se tornam mais claras para o time todo; 

Regras: As regras e políticas do time também devem estar bem claras no quadro, com isso você consegue manter o seu time na mesma página que você e deixar visível quais os processos que a equipe precisa seguir. 

 

O sistema puxado e empurrado

Atualmente muitas pessoas passaram a comentar que o Kanban utiliza sistema puxado e o Scrum sistema empurrado, isso é um mito!

Existem times que utilizam Kanban mas com um sistema empurrado e time que utilizam Scrum com um sistema puxado. 

Não é a ferramenta em si que irá te dizer qual sistema você deverá usar e sim a qual você consegue identificar que faz mais sentido para os produtos/serviços que seu time está trabalhando. 

 

Como funciona o sistema empurrado

Vamos imaginar o processo de uma super mercado, temos a etapa de produção, estoque e prateleira.

No sistema empurrado, todos os itens que forem produzidos na primeira etapa serão empurrados para o estoque o deixando completamente cheio, entretanto do estoque não é possível enviar continuamente os itens para as prateleiras pois elas possuem um limite. 

E, esse grande volume de estoque acaba não sendo produtivo, pois se acumula muitos produtos e o dinheiro fica parado por ali. Então, normalmente o estoque superlotado não é bem visto. 

Para ficar mais fácil de compreender, veja o gif abaixo. 

 

Como funciona o sistema puxado

O sistema puxado vai funcionar ao contrário do que é o sistema empurrado. Tá, mas como assim?

Se no sistema empurrado a gente enche o estoque com a produção, no puxado quando um cliente compra e tira um item da prateleira, nós puxamos um item do estoque para cobrir o espaço que ficou. 

Isso acontece também no estoque e produção, depois que colocou um item do estoque na prateleira abriu um lugar vago no estoque, então você puxa um outro item da produção. Desta forma, você não sobrecarrega o estoque e impõe limites entre as etapas.

Para ficar mais claro, veja o gif abaixo. 

Temos um vídeo completo falando sobre o sistema empurrado e puxado, assista aqui. 

 

As 3 principais práticas do Kanban

Para você conseguir implementar o Kanban de uma forma exemplar é necessário seguir essas 3 práticas: 

 

1 – Visualizar o fluxo

O primeiro passo é você conseguir enxergar o seu fluxo de trabalho, quais as etapas que ele irá conter para você conseguir acompanhar o seu progresso? O fluxo que você irá criar vai depender do contexto do seu produto/serviço, mas segue um exemplo aqui em baixo para ajudar.  

 

Após identificar as etapas do seu fluxo de trabalho, você pode criar fronteiras de limite para determinar onde o seu gerenciamento deve começar e terminar.

 

Para fazer mais sentido, vamos a uma explicação. Você só precisa realmente gerenciar o que estiver nas mãos do seu time, ou seja, quando ultrapassar a primeira fronteira, que no exemplo acima começa depois priorização e termina depois de teste, isso porque essas outras etapas não dependem exatamente da sua equipe, elas envolvem outras pessoas e decisores para que a tarefa continue andando no fluxo. 

Com isso, agora é hora de colocar as demandas de trabalho no quadro Kanban, normalmente o quadro segue um modelo de ciclo sem fim, ou seja, sempre terá uma tarefa, mas isso também é algo que você pode decidir com sua equipe.

Por exemplo, a cada Sprint colocar as novas tarefas e deixar somente elas no quadro ou ter um espaço de Backlog para ir adicionando diferentes demandas e depois você, com o seu time, definir as prioridades de cada uma.

 

Para ficar mais fácil de compreender a imagem vamos explicar que o item de trabalho é chamado de épico e dentro dessa item, existem várias demandas que serão chamadas de User Story, com essas novas tarefas podem aparecer bugs ou empecilhos que precisam ser solucionados, eles também devem estar no quadro.

Desta forma, você vai conseguir acompanhar tudo que está acontecendo, o que seu time está resolvendo e etc. 

 

2 – Gerenciar o fluxo de trabalho

Para de fato você começar a gerenciar o seu fluxo de trabalho, vai ser preciso algumas etapas. Que são:

 

Políticas Explícitas 

Cada coluna do seu quadro Kanban vai precisar ter uma política explícita que você e o seu time podem definir quais serão essas regras.

Por exemplo, na etapa de implementação todos os itens devem passar por um teste unitário, ou seja, eu não posso passar essa tarefa para a próxima etapa sem ter realizado o teste unitário. 

Essas regras devem estar expostas no quadro abaixo de cada etapa que você precisa gerenciar com o seu time. Veja a imagem abaixo.

 

Limite do WIP

Essa é uma abordagem que contabiliza a quantidade de tarefas que o time está trabalhando simultaneamente. Tudo que estiver dentro dos limites do quadro, terá um WIP, por exemplo se o seu quadro possui 5 tarefas em andamento o seu WIP será 5, caso tenha 10 o WIP será 10 e assim por diante. 

Por isso, é importante limitar o número de tarefas em execução, limitando a quantidade de cards que ficam parados nas etapas do quadro Kanban.

Você pode ler mais sobre o WIP aqui. 

 

Na imagem acima o WIP deste quadro é 7. As tarefas que passam para a coluna de concluídas elas não se tornam mais um item de trabalho em progresso pois ela já foi finalizada.

E, quando utilizamos o limite do WIP nós reforçamos a utilização do sistema puxado, pois em cada coluna terá um limite de demanda que pode ficar nela.

Por exemplo, na etapa de Análise identificamos que 5 demandas é o máximo que o time consegue atender, já nos teste a equipe identificou que 3 tarefas é o máximo, com isso o limite de WIP de análise é 5 e o de testes é 3. 

 

3 – Melhorar o Fluxo

Tá, mas como eu sei o que eu devo melhorar ou não no meu fluxo de trabalho? A resposta é simples, através dos resultados que essas métricas irão trazer você irá identificar os gargalos e complexidade das tarefas.

Veja abaixo duas métricas que podem ser utilizadas no sistema Kanban.

 

Throughput

Essa métrica é a quantidade de tarefas que você faz por semana ou tarefas entregues no mês. Lá no começo criamos a linha de fronteira do seu quadro certo?

Toda vez que uma demanda ultrapassar a última linha do limite, ela pode ser colocada dentro de uma “cestinha” como na imagem abaixo e a partir daí você irá contá-las.

Você pode contar a cada sprint, uma vez ao mês, uma vez na semana ou como você e o seu time acharem melhor.

Você pode entender mais sobre o Throughput no nosso artigo sobre métricas do Kanban. É só acessar aqui. 

 

Cycle Time

Já a Cycle Time ou tempo de ciclo, é a quantidade de tempo que uma equipe gasta trabalhando na produção de um item até sua entrega para o cliente, ou seja, é o tempo necessário para concluir uma atividade. 

Essa métrica inclui o tempo gasto na produção do item e as etapas de espera (quantidade de tempo que a tarefa permanece parada) entre os horários de trabalho ativo.

Leia mais sobre essa e outras métricas do Kanban aqui

 

Dica Bônus

Agora que você entendeu toda a dinâmica e funcionalidades do sistema Kanban e compreendeu que ele não é somente um quadro cheio de post-its, você já pode começar a praticar com seu time ou até em tarefas pessoais. 

Mas, para que você se torne realmente um especialista em Kanban é necessário muito mais estudo e aprofundamentos que vão além desse texto.

Na Agile School, temos um treinamento formulado por grandes nomes do mercado, o APK (Applying Professional Kanban), que é específico para quem deseja melhorar sua capacidade de agregar valor e ser mais eficaz através do sistema Kanban. 

Através de teoria, ferramentas e dinâmicas práticas e casos reais, os participantes desse curso poderão ter muito mais produtividade e melhores resultados em seu dia a dia de trabalho, em qualquer segmento, com Kanban.

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