Um dos principais fundamentos das práticas ágeis é inspecionar e adaptar (sendo esse um dos pilares do Scrum), mas sem indicadores e métricas adequadas é bem difícil desenvolver esse ciclo de empirismo, inclusive no kanban.
Muitas pessoas acham que aplicar somente algum framework, método ou sistema, já vai automaticamente trazer resultados. Entretanto, sem mensurar corretamente as próprias entregas, é provável presumir, a longo prazo, que essas metodologias não funcionam.
Em nossos conteúdos, sempre trazemos a importância de testar, validar hipóteses, etc, independente do modelo de trabalho que você usa em seu time.
Pensando nisso, para te ajudar a medir a eficiência e eficácia das iniciativas, decidimos trazer as métricas mais usadas no Kanban, para você escolher a melhor que se encaixa em suas necessidades. Confira:
Work In Progress (WIP)
Em sua tradução livre, Work In Progress significa trabalho em progresso, trabalho em andamento… Essa é uma abordagem que contabiliza a quantidade de tarefas que o time está trabalhando simultaneamente.
Geralmente, a WIP é utilizada para definir um produto semi-acabado, já que uma grande quantidade desses processos inacabados pode gerar impactos negativos em toda a operação, resultando até em muito desperdício de tempo e recursos em algo que se torna até obsoleto.
Em iniciativas ágeis, o Work in Progress são as tarefas em execução, aquelas que estão na coluna “Doing”, ou “Fazendo”, do Kanban. Por isso, é importante limitar o número de tarefas em execução, limitando a quantidade de cards que ficam nessa etapa do quadro Kanban.
Porque e como controlar o Work in Progress
Caso o trabalho em progresso não seja limitado, a quantidade de tarefas em execução será grande e isso pode impactar diversos indicadores de desempenho da equipe e também gerar um tempo muito maior para concluir aquela tarefa.
Ao limitar o WIP, existe um ganho de produtividade e motivação na equipe. Isso porque este modelo de trabalho impede que muitas tarefas sejam feitas ao mesmo tempo e diminui o prejuízo que a entrega demorada poderia trazer ao negócio e a organização como um todo.
Não existe um tutorial ou uma regra sobre a quantidade ideal de tarefas que deve estar em execução. Mas, para você conseguir compreender e limitar o WIP do seu time, você vai precisar analisar a capacidade das pessoas, a complexidade de cada tarefa e o escopo do projeto/iniciativa.
Há diversas formas de limitar o WIP dentro do seu time ágil. Uma dica importante é definir uma quantidade máxima de tarefas por pessoas, mesmo que haja trabalho em conjunto.
Throughput
É a quantidade de vazão do sistema, ou seja, “quantas tarefas você faz por semana” ou “quantas tarefas foram entregues em um mês”. É uma métrica que mede a velocidade na qual uma certa quantidade de cards em um quadro kanban são entregues num determinado período de tempo.
Vale ressaltar que Throughput não leva em conta o tamanho de cada item. Portanto, é importante considerar a variação dos tamanhos desses itens nessa medição.
Para saber mais sobre o tamanho das tarefas no Kanban, assista esse vídeo!
Lead Time
Essa é uma métrica que mede todo o tempo em que uma tarefa permanece no quadro Kanban até ser entregue. Medir o Lead Time ajuda a saber quanto tempo uma demanda leva para ser finalizada a contar da hora que ela surgiu.
Cycle Time
Já a Cycle Time ou tempo de ciclo, é a quantidade de tempo que uma equipe gasta trabalhando na produção de um item até sua entrega para o cliente, ou seja, é o tempo necessário para concluir uma atividade.
Essa métrica inclui o tempo gasto na produção do item e as etapas de espera (quantidade de tempo que a tarefa permanece parada) entre os horários de trabalho ativo.
Como calcular o Cycle Time
Segundo o professor do Instituto do MIT, John Little, após várias pesquisas concluiu que quanto mais trabalho o time possui, maior será o tempo de ciclo daquelas tarefas. A equação se tornou famosa como a Lei de Little e a fórmula de tempo de ciclo é esta:
Tempo de Ciclo = Trabalho em Progresso / Taxa de Transferência
Lei de Little
Como comentamos acima, a Lei de Little é uma fórmula que relaciona Cycle Time, WIP e Throughput, baseada no sistema de estudo de filas de John Little.
Ela mede a quantidade média de tempo (Cycle Time) que algo leva para atravessar um processo que é igual ao número de itens no processo (WIP), dividido por sua taxa de conclusão média (Throughput).
Cumulative Flow Diagram (CFD)
O Cumulative Flow Diagram (CFD) é um gráfico que mostra o estado das tarefas do seu quadro Kanban. Na vertical ele mostrará a quantidade de tarefas e na horizontal o tempo;
Cada área pintada no gráfico está relacionada a uma etapa do fluxo de trabalho e nas curvas a quantidade de itens acumulados.
Para finalizar…
Bom, poderíamos seguir falando sobre diversas métricas de Kanban ou até de outras práticas ágeis. Para finalizar, vale ressaltar que o uso de métricas em qualquer contexto de trabalho é importante para mostrar em que patamar o time está e como é possível melhorar, inspecionar e adaptar algo.
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