Empresas que estão focadas na transformação ágil e digital com certeza já ouviram falar sobre o método Kanban e como ele têm se tornado cada vez mais utilizado em organizações de todos os segmentos.

Com raízes na década de 1940, no ambiente industrial, o Kanban representa, basicamente, uma forma de aumentar sua entrega de valor por meio da otimização do fluxo de trabalho.

Neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre esse método, entender o que é o Kanban aplicado ao trabalho do conhecimento e como ele pode ajudar a sua empresa a se tornar mais ágil e eficiente.

 

O que é o Kanban?

O Kanban é um sistema de trabalho que utiliza cartões (chamados de kanbans) para gerenciar o que será ou está sendo executado. Seu objetivo é realizar a gestão do trabalho de forma visual e promover o fluxo eficiente das demandas.

Geralmente o que se busca com Kanban é:

• Aumentar eficiência e produtividade;
• Promover foco na execução;
• Melhorar a comunicação e transparência sobre o fluxo de trabalho;
• Otimizar sistema de produção.

 

O Kanban “original” foi desenvolvido na Toyota, berço do modelo de produção JIT (Just In Time). Foi uma ferramenta crucial para a implantação dos princípios básicos dessa filosofia possibilitando o que conhecemos como sistema puxado e o fluxo de peça única (one-piece-flow).

Longe do contexto das fábricas, sabemos que o Kanban está sendo aplicado ao trabalho do conhecimento. Elementos visuais como o Quadro Kanban e post-its se espalharam pelas paredes e janelas dos escritórios; e também na forma eletrônica por meio dos quadros virtuais como Trello, Jira, Azure DevOps, Asana, entre outros.

 

Por que implementar o Kanban em sua empresa

São diversos os benefícios de implementar o Kanban em sua empresa. Podemos destacar, por exemplo, o fato que seu uso limita a quantidade de trabalho intermediário não acabado (estoque) e atua sobre os gargalos do ciclo de produção.

 

Transparência 

Por meio de sua natureza visual, o Kanban melhora a comunicação e colaboração entre os os indivíduos. Todos os participantes de um sistema de trabalho Kanban reconhecem quais demandas estão sendo executadas a todo momento, podem atuar nos itens mais importantes ou, por exemplo, no que está bloqueando o progresso.

As informações ficam disponíveis aos participantes, sejam internos ou externos. A ideia é que qualquer pessoa possa consultar o quadro quando necessário e isso torna o fluxo de informações transparente a toda a organização.

 

Responder à mudança e priorização

Implementar um sistema Kanban requer a organização e priorização do trabalho a ser feito. Já diz o princípio de Pareto, que a maior parte do resultado é determinada por uma pequena parcela de fatores.

Com Kanban, o time pode (re)ordenar as demandas, tendo flexibilidade e priorizando aquelas de maior impacto no resultado final. 

O uso de um sistema Kanban permite que as empresas permaneçam ágeis em relação aos requisitos do mercado ou mudanças de direção. Quando há uma repriorização no negócio, a posição das demandas no quadro Kanban devem seguir o exemplo.

Mudança não é um problema pois o sistema é construído justamente para responder às exigências do negócio.

 

Detecção antecipada de problemas

Com o Kanban, as equipes podem visualizar facilmente os gargalos e problemas no fluxo, pois os mesmos ficam evidenciados. Um Quadro Kanban é essencialmente um radiador de informações.

Por exemplo, as tarefas que se acumulam em uma coluna indicam um gargalo e isso fará com que a equipe se concentre nessa etapa para eliminar o problema.

 

Melhoria contínua ou mentalidade Kaizen

Outro benefício da gestão visual é permitir que as equipes revisem facilmente seu processo ou fluxo de trabalho.

Isso permite ao time identificar oportunidades para eliminar desperdícios, remover etapas desnecessárias, desbloquear tarefas, o que promove a eficiência operacional e redução de custos.

Por meio de pequenos aperfeiçoamentos (que chamamos de Kaizen), o time pode acrescentar capacidade de entrega, redução de tempo, assim como testar novas abordagens de trabalho com risco reduzido e controle de impacto.

 

Foco na produção

O Limite de WIP (que significa limitar a quantidade de trabalho em progresso) incentiva as pessoas a finalizarem as demandas atuais antes de começarem as novas.

Os membros de um time que usa Kanban sabem que a produtividade não é medida pela quantidade de tarefas que estão trabalhando ao mesmo tempo.

Por isso, uma frase que se popularizou no nosso meio é: “pare de começar e comece a terminar”.

 

Feedback mais rápido

Outra grande vantagem do Kanban é possibilitar a entrega contínua e o ciclo curto de feedback. Por isso, dado o que já comentamos, o tempo de lançamento de uma solução no mercado tende a ser reduzido.

Ao atuar dessa forma, o time passa a entender mais rapidamente as respostas dos clientes ao produto, alimentando próximas ações, melhorias futuras e podendo até dar origem a novas ideias de produtos demandados pelo mercado.

Isso realmente demonstra a natureza ágil do Kanban.

 

Empoderamento e Engajamento das Pessoas

As pessoas no Kanban acabam se tornando os “donos” do sistema de trabalho, responsáveis por definir o fluxo, gerenciar as demandas e aperfeiçoar o sistema como um todo.

Eles entendem que a fluidez depende de um esforço coletivo, o que também gera sinergia e colaboração.

Quando você capacita os indivíduos e eles assumem o comando, se tornam mais engajados e produtivos.

Ficam mais conscientes/responsáveis pelas decisões que tomam e trabalham em conjunto para resolver os problemas.

É a famosa pele-em-risco (skin in the game).

 

Como implementar o Kanban

Já sabemos quais as principais vantagens do Kanban. Então, é hora de entender algumas boas práticas no momento de trazer essa estratégia para dentro da sua empresa.

 

1°) Prepare a equipe

Como se trata de um novo elemento no processo de trabalho, o Kanban pode ser facilmente aceito ou pode gerar certa desconfiança.

Há o risco da equipe ficar resistente no início da implementação se interpretar que a ferramenta servirá para controlar as pessoas ou simplesmente para a análise da produtividade de cada um.

Com isso em mente é preciso mostrar os benefícios dessa ferramenta a todos que irão utilizá-la, assim entenderão que o recurso adotado não está ali para vigiar e sim para maximizar o fluxo de geração de valor.

 

2°) Identifique etapas de trabalho

O Quadro Kanban mais simples possível contém colunas “A fazer” e “Feito” para referir atividades que precisam ser executadas e que já foram finalizadas.

Essa definição de colunas pode ser simples como o exemplo acima ou conter toda uma riqueza de detalhes, como etapas intermediárias, filas, aprovações, etc.

É comum aos membros de um sistema Kanban utilizarem o status da demanda (a fazer, fazendo, feito) ou tipo do trabalho a ser feito (desenvolvimento, análise, teste, deploy) para nomear as etapas do fluxo.

Não há uma regra estabelecida para isso no Kanban, são os membros envolvidos no processo quem decidem a melhor maneira de identificar essas etapas.

Além disso, existem outras diversas formas de fazer a gestão do seu fluxo, como utilizando kanbans de diferentes cores, avatares de quem está executando cada demanda, raias horizontais para estabelecer categorias, sub-colunas, entre muitas outras.

Assim, com o uso de tais etapas e outros elementos visuais, fica mais fácil fazer a gestão do trabalho como um todo.

 

3°) Defina políticas explícitas

Recomenda-se também aos envolvidos, declarar as políticas de processo explicitamente e torná-las visíveis.

Isso lembra a equipe das regras a serem seguidas para um fluxo de trabalho sustentável, visando o aumento da assertividade na execução das atividades, o cuidado pela qualidade, a redução do retrabalho e do tempo necessário para as decisões.

Itens de exemplo para políticas do processo podem ser relacionados a:

• qual o critério para passar uma demanda de uma coluna a outra;
• quem e como podemos adicionar itens ao quadro;
• quem e como priorizar os itens;
• como lidar com impedimentos;
• como lidar com novos itens e não programados;
• como lidar com demandas críticas, etc

 

Se você estiver usando um Quadro Kanban físico, pode colocar as políticas de alto nível ao lado do quadro e as políticas de nível de etapa em suas respectivas colunas.

E lembre-se de que essas políticas de processo não devem ser gravadas em pedra. À medida que você refina e evolui seu processo para ser mais eficaz, é natural revisar suas políticas também.

 

4°) Metrifique e gerencie o processo constantemente

A aplicação do Kanban requer a coleta e análise de um conjunto mínimo de métricas de fluxo. Elas são um reflexo da saúde e desempenho atuais do sistema Kanban e ajudarão a informar as decisões sobre como o valor é entregue.

As quatro principais métricas de fluxo são:

• WIP: O número de itens de trabalho iniciados, mas não concluídos;
• Throughput: o número de itens de trabalho concluídos por unidade de tempo;
• Work Item Age: o tempo decorrido entre o início de um item de trabalho e o momento atual;
• Cycle Time: a quantidade de tempo decorrido entre o início do trabalho e a conclusão de um item de trabalho.

Projetos ágeis com Kanban

Como vimos até agora, o Kanban é uma estratégia usada há mais de 80 anos com o intuito de fazer com que as linhas de produção se tornem mais eficientes. Ele é um processo super flexível mas que precisa de organização e disciplina.

Por ser simples, barato e apresentar ótimos resultados no aumento de produtividade, o método foi se tornando, aos poucos, um dos mais utilizados no mercado.

Em times ágeis, também se usa bastante o Scrum, que possui uma abordagem um pouco mais prescritiva, por exemplo, por meio da definição de papéis e reuniões que devem ser observados.

Todavia, Kanban e Scrum não se excluem e são, de certa forma, complementares. As abordagens podem ser utilizadas em conjunto, cada uma com seu foco e potencializando certo aspecto na entrega dos resultados.

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